6 beneficios de usar un software de gestión de contratos en el trabajo remoto

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La forma típica de gestión manual de contratos es firmar un papel y guardarlo en un archivador. El proceso manual es lento y menos eficiente para monitorear y rastrear a los empleados remotos.

Con el trabajo remoto convirtiéndose en la nueva "normalidad" para muchas empresas, nunca ha sido más importante garantizar que los contratos y los procesos de gestión funcionen sin problemas.

Lo bueno es que puede utilizar el software de gestión de contratos para automatizar todo el ciclo de vida del contrato, desde la creación hasta la negociación, la firma y la renovación. Hay muchos beneficios del software de gestión de contratos. Aquí están los seis primeros.

1. Mejora la privacidad y la seguridad

Uno de los desafíos de la gestión manual de contratos es que depende en gran medida del papel. El problema con los documentos físicos es que son más propensos a sufrir daños y pérdidas. Si bien el trabajo remoto corre el riesgo de filtraciones, filtraciones y piratería de datos, el software de gestión de contratos elimina estos riesgos al permitirle realizar una copia de seguridad de todos sus documentos.

El software de gestión de contratos le permite almacenar documentos en la nube, lo que ayuda a reducir las posibilidades de que se pierdan o dañen. El software también protege la información confidencial del contrato del acceso no autorizado. La herramienta de administración incluye contratos y acuerdos con diferentes niveles de acceso, lo que le permite dictar quién puede acceder, editar y compartir documentos particulares.

Por ejemplo, los administradores del sistema pueden configurar reglas basadas en permisos, decidiendo quién puede acceder a qué información, ya sea que estén ubicados físicamente en la oficina o trabajando de forma remota en cualquier parte del mundo. Además, algunos programas protegen los documentos mediante autenticación de dos factores y las últimas tecnologías de encriptación.

2. Ahorra tiempo

La gestión manual de contratos es un proceso lento y lento. A menudo implica conversaciones cara a cara, firmar copias en papel, enviar y recibir correos, escanear y cargar los documentos para compartir. Además, deberá repetir todo el proceso cada vez que modifique el contrato.

Con el software de gestión de contratos, hay poco tiempo de espera para obtener contratos en cualquier parte del mundo. Software como la opción estándar de Zapendo le permite aprovechar su firma electrónica para ahorrar horas en contratos y acuerdos.

Para algunas empresas, los retrasos comienzan durante la creación del contrato. En este caso, algunos programas utilizan plantillas preaprobadas para iniciar el borrador, así como términos y cláusulas estandarizados para casos de uso específicos.

Los trabajadores remotos sin acceso a los documentos del contrato tienden a solicitar respuestas a las preguntas respondidas en el contrato. Esto puede dificultar que el equipo interno mantenga el control sobre su carga de trabajo.

El software de gestión de contratos almacena todas las versiones de un contrato en un formato organizado. De esta forma, los trabajadores remotos pueden acceder a la última versión y encontrar respuestas a sus preguntas. Los procesos que consumen mucho tiempo y que se pueden automatizar incluyen firmas, renovaciones y acciones de gestión de contratos no programadas.

3. Simplifica el intercambio y la colaboración

Las empresas dentro de un entorno de trabajo remoto pueden consultar y colaborar con los miembros del equipo que trabajan desde casa o mientras viajan.

El software de gestión de contratos basado en la nube brinda a los usuarios autorizados acceso en tiempo real a la información que necesitan. Le permite iniciar sesión, obtener un contrato y colaborar con colegas de cualquier parte del mundo.

El software también tiene herramientas de colaboración y comunicación, como comentarios y chats de documentos, lo que facilita la negociación y actualización de términos en tiempo real. Estas herramientas permiten que los equipos remotos ingresen datos, lo que ayuda a crear una fuerza de trabajo autónoma en un entorno controlado.

4. Reduce el riesgo y mejora el cumplimiento

Problemas como términos no aprobados y obligaciones incumplidas pueden poner en riesgo a una organización. Afortunadamente, el software de gestión de contratos puede ayudar a reducir los riesgos utilizando cláusulas preaprobadas y herramientas de auditoría de contratos.

Con el software de gestión de contratos, el equipo de gestión puede verificar que los resultados de cada contrato cumplan con las expectativas y que los empleados remotos se adhieran al contrato con las herramientas de auditoría.

El software le permite realizar un seguimiento y auditar cada paso de un hito del contrato desde cualquier lugar, lo que le permite responsabilizar a todos los empleados, incluidos los trabajadores remotos, por sus acciones. Esto ayuda a mejorar la eficiencia al mismo tiempo que protege a su empresa del incumplimiento.

La herramienta también incluye registros de auditoría que le permiten ver todo el historial de contratos con solo unos pocos clics. Los usuarios autorizados pueden ver en qué etapa se encuentra un acuerdo y su estado (activo, pendiente, vencido, etc.), lo que mejora la responsabilidad y el cumplimiento.

También puede utilizar el software para analizar la salud de sus relaciones comerciales. El software de gestión de contratos incluye informes que le ayudan a evaluar el nivel de cumplimiento de políticas y normativas por parte de terceros.

Una mejor comunicación con los empleados y permitir el acceso de toda la empresa a las políticas internas genera un sentido de inclusión, lo que permite un mayor cumplimiento. Esto es especialmente cierto para los empleados que trabajan desde casa.

5. Automatiza alertas para fechas clave y entregables

Trabajar con equipos remotos aumenta las posibilidades de perder fechas límite y oportunidades. Afortunadamente, el software de gestión de contratos puede capturar fechas y entregas clave del contrato y enviar notificaciones a la parte responsable.

El software de gestión de contratos es una de las mejores herramientas para agilizar los procesos de trabajo remoto . Por ejemplo, puede configurar la herramienta de notificaciones del software para alertar a los gerentes sobre los contratos que deben cancelarse o renovarse, manteniendo seguros sus intereses financieros.

Los trabajadores remotos pueden ser notificados y comenzar a trabajar en las asignaciones temprano, lo que le brinda más control sobre los proyectos. También puede enviar notificaciones a todos los empleados remotos con respecto a los cambios de política o la necesidad de revisar la política.

Las notificaciones de activación son una característica crucial del software de administración de contactos y pueden alertarlo cuando se ha firmado una parte importante de un contrato. Además, algunos programas le permiten configurar alarmas recurrentes automáticas que no se restablecen hasta que el equipo asignado toma la acción esperada.

6. Centraliza los datos para una mayor visibilidad

Un problema común con el uso de la gestión manual de contratos es encontrar un contrato fuera de lugar. Con el software de administración de contratos, no tiene que depender de gabinetes desordenados que dificultan la búsqueda rápida de documentos cruciales.

El CMS basado en la nube resuelve los problemas al proporcionar un repositorio central en el que se pueden realizar búsquedas. El centro de documentos centralizado incluye herramientas de búsqueda y filtrado para garantizar que los miembros del equipo, incluidos los trabajadores remotos, accedan a información crítica en cualquier momento y lugar.

Almacenar todos los documentos en un repositorio virtual centralizado aumenta la visibilidad del contrato. También le brinda control sobre el acceso a los documentos del contrato y crea una única fuente de información. Algunas empresas permiten que los miembros del equipo vean las obligaciones en curso, los entregables, los próximos proyectos y las fechas de renovación, y los gastos del contrato.

Optimice los procesos y los flujos de trabajo con el software de gestión de contratos

Administrar contratos de forma remota no es una de las tareas más glamorosas en una organización. Monitorear y rastrear empleados remotos es aún más desafiante cuando se administran contratos manualmente.

Las técnicas manuales y basadas en papel hacen que el proceso de gestión de contratos sea más lento y menos eficiente. Pero con un software de gestión de contratos confiable, las empresas pueden manejar contratos fácilmente, incluso cuando trabajan con equipos remotos.

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